Tak právě pro vás jsme sestavili seznam pravidel, kterými byste se měli řídit, abyste se nedostali do hledáčku Úřadu pro ochranu osobních údajů.
NEZNALOST ZÁKONA NEOMLOUVÁ
Nakládání s e-mailovými adresami reguluje zákon č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, který jasně stanoví pravidla zasílání obchodních sdělení. Jakmile některé z nich porušíte, zařadíte se mezi spammery, které může Úřad pro ochranu osobních údajů potrestat pokutou – ta může dosáhnout u fyzické osoby 100 000 Kč a u právnické osoby až 10 000 000 Kč. Že to Úřad myslí s ukládáním sankcí vážně, dokazuje i pokuta ve výši 4 250 000 Kč, kterou letos udělil. Jaká pravidla tedy musíte při rozesílání obchodních sdělení splňovat, abyste nepřišli na buben?
1. POTŘEBUJETE SOUHLAS PŘÍJEMCE
To znamená, že byste se na míle měli vyhnout kupování databází kontaktů, protože jejich svolení k zasílání obchodních nabídek rozhodně s nákupem nezískáte. Pokud by vás napadlo obeslat zakoupenou databázi žádostí o souhlas se zasíláním obchodních sdělení, máte smůlu. Takové jednání je protiprávní – už prvotní kontakt bez souhlasu je považován za spam.
Jak tedy kontakt získat, aniž byste překročili zákon? Musíte počkat, až u vás zákazník nakoupí, nebo se registruje k odběru nabídek, ale pozor! Při akci se ho musíte jasně zeptat, zda se zasíláním obchodních nabídek souhlasí, a on to musí potvrdit. Svým zákazníkům vždy zasílejte jen takové nabídky, s jejichž odběrem souhlasili (např. návštěvníkům stránek, kteří se registrovali pouze k odběru novinek, neposílejte akční nabídky).
2. NEZAPOMÍNEJTE NA ODHLÁŠENÍ ODBĚRU
Zákazníky si ve své databázi nesmíte držet pro jejich vůli. Jakmile příjemce obchodní nabídky dospěje k názoru, že už od vás nic dalšího odstávat nechce, musíte mu umožnit odhlášení z databáze. To umístěte do patičky e-mailu spolu s informací, odkud jeho e-mailovou adresu máte. Alespoň občas si vyzkoušejte, zda vám odhlášení z databáze funguje. Úmyslnou sabotáží odhlašovacího tlačítka stejně konverze nedocílíte, maximálně zákazníka rozčílíte a opět přestoupíte zákon.
Doporučujeme: Jednoduchou správu kontaktů včetně umístění tlačítka na odhlášení kontaktu vám nabízí e-mailingová služba Klerk, kterou si můžete na prvních 14 dnů vyzkoušet zdarma. Nemusíte spoléhat na programátory, všechno si nastavíte sami tak, jak to zákon vyžaduje.
3. REGISTRUJTE SE U ÚŘADU PRO OCHRANU OSOBNÍCH ÚDAJŮ
I pouhé sbírání e-mailových adres vás zavazuje k registraci u Úřadu pro ochranu osobních údajů. Některé z e-mailových adres totiž patří mezi osobní údaje. Jsou to ty, na jejichž základě můžete identifikovat jejich vlastníka. V praxi to vypadá tak, že e-mailová adresa šmoulinka27@poskytovatel.cz osobní údaj není, protože podle ní reálnou osobu nedohledáte, ale e-mail ondrejnovak@poskytovatel.cz už osobní údaj je. Samozřejmě v případě, že kromě e-mailu sbíráte také jméno a příjmení, případně adresy, telefonní čísla, rodná čísla apod. svých zákazníků, se musíte u Úřadu pro ochranu osobních údajů registrovat bez debat.
4. OZNAMUJTE, ŽE SE JEDNÁ O OBCHODNÍ SDĚLENÍ
Kromě odhlašovacího tlačítka by měl e-mail obsahovat formuli, že se jedná o "obchodní sdělení". Za obchodní sdělení jsou považovány de facto všechny formy sdělení, které na svou databázi zašlete a které lze považovat za reklamu, přímou a nepřímou podporu prodeje a vaší image. Obzvlášť poslední jmenované by pro vás mohlo být zajímavé - věděli jste, že z tohoto úhlu pohledu se za obchodní sdělení považují také přání k Vánocům a do nového roku? I když svým zákazníkům v těchto případech nic nenabízíte, vylepšujete si v jejich očích svůj obrázek. Těšit vás může skutečnost, že informaci o obchodním sdělení stačí uvést v patičce e-mailu.
5. NESCHOVÁVEJTE SE
Už na první pohled na e-mail by měl příjemci prozradit, od koho mu obchodní sdělení přišlo. A rozhodně by se to měl dozvědět uvnitř e-mailu, který musí obsahovat jméno právnické, nebo fyzické osoby, která obchodní sdělení zasílá, a její kontaktní údaje. Minimálně byste měli uvést svou adresu, v ideálním případě telefonní číslo a e-mail, na kterém vás příjemce může kontaktovat. Tyto informace opět stačí uvést v patičce e-mailu.
Autor: Tomáš Fiala - jednatel společnosti Stable.cz s.r.o.