Alespoň ze začátku, než má na to, aby si na tyto práce najal vlastní lidi. A to někdy trvá i několik let. Někteří se toho nedočkají nikdy (a možná to ani není jejich cílem)… Každopádně… aby se z toho člověk nezbláznil, musí práci zefektivnit a usnadnit si každodenní rutinní činnosti na maximum. K tomu pomáhají chytré aplikace, které nestojí moc (anebo vůbec nic), a přitom udělají hodně parády a ušetří i hodiny drahocenného času. Seznamte se s užitečnými pomocníky pro začínající podnikatele.
1. Účetnictví: jak zatočit s každodenním „opruzem“
Účetnictví si už nášivku „největší opruz podnikatele“ nikdy neodpáře. Leda že by se našel jednoduchý a snadno ovladatelný prográmek, který by v tom zmatku udělal pořádek. Je to záhodno, protože zmatky v účetnictví vás můžou přijít hodně draho.
Na českém trhu jsou desítky online aplikací a programů pro účetnictví, některé lepší, některé horší. Většina z nich v základu bezplatné (alespoň co se online appek týče). Zapátrali jsme v džungli účetních appek a našli favorita do nepohody: iDoklad.
V pravé řadě je jeho užívání zadarmo bez dalších skrytých poplatků. Druhým plus, které nás jednoznačně přesvědčilo o kvalitě této aplikace, je spousta užitečných funkcí, díky kterým vás účetnictví ještě nakonec začne bavit :-)
iDoklad je dostupný i pro mobilní zařízení, tzn. udělat fakturu v mobilu je s touto appkou splněný sen, a nemusíte se bát, že se nebude líbit vaší účetní, když vám na jaře bude zpracovávat daňové přiznání. Líbit se jí bude, protože z iDokladu si jednoduše stáhne všechny faktury do účetního programu, který sama používá.
Pozitivem je i to, že kvůli iDokladu si nemusíte zakládat další mailový účet určený výhradně pro faktury. V programu si jednoduše nastavíte vlastní mail, na který vám budou všechny doklady chodit. Jednoduché jako facka!
Pro případy, že si s appkou nebudete vědět rady (což je hodně nepravděpodobné) nebo nastane nějaký technický problém, je tu pro vás zákaznický servis, na který klienti pějí samou chválu a odpovídá prý i v pozdních nočních hodinách. Prostě trefa do černého!
2. Administrace objednávek: pořádek dělá ze zákazníků přátele
Nepořádek v objednávkách stojí čas i peníze a může z vás v očích zákazníků udělat v lepším případě jen nezodpovědného kvazi-podnikatele, v horším případě podvodníka. O to nikdo nestojí.
Myslete na to, že právě objednávky jsou to, co vás živí – není to ani Facebook, ani další oblíbené aktivity, ale je to pouze a jenom plnění a s ním spojená správa objednávek.
Tady se vydáváme na trochu tenký led, protože majitel e-shopu bude potřebovat něco úplně jiného, než třeba freelancer. Také je potřeba říct, že podobně jako u účetnictví, i u administrativy objednávek je nabídka appek široká. Ve většině případů ale „jdete s dělem na vrabčáka“, jak se u nás v redakci iPodnikatel.cz říká. Znamená to, že většina programů je natolik sofistikovaných a má toliko funkcí, že jsou pro start-up nebo malý byznys použitelné jen z titěrného procenta anebo naprosto nepoužitelné.
Pokud rozjíždíte e-shop, informujte se u poskytovatele vámi vybraného e-shopového řešení, jestli je e-shopová komponenta navázaná na nějaký administrační systém pro správu objednávek. Pokud ano, bude nejlepším řešením spravovat objednávky tam. Pokud ne, nezbývá, než se poohlédnout po nějakém externím řešení.
Většině start-upistů, stejně jako nám v iPodnikateli, postačí jednoduché tabulkové řešení, jenže to nikdo nenabízí. A tak nám nezbylo, než si vymyslet a „naprogramovat“ řešení vlastní. Využíváme k tomu Google Docs, máme tedy data v reálném čase a může s nimi pracovat více lidí naráz.
Naše řešení umí spravovat objednávky, generovat faktury (může tedy zasuplovat třeba i výše zmiňovaný iDoklad) a dodací listy, a udělá vám pořádek v zákaznících. Víc toho nepotřebujeme a myslíme si, že ani vy minimálně v rozjezdu potřebovat nebudete.
Našemu „simply clever“ řešení jsme nedali ani žádný spešl název, protože nemáme v úmyslu ho pouštět ven. Vy, příznivci Nastartujte se, jste ale jiný případ Vám ho klidně dáme k dispozici.
Stáhnout aplikaci pro správu objednávek v Excelu: příloha XLS
Pokud budete chtít využívat aplikaci v cloudové verzi na Google, napište nám na info@ipodnikatel.cz a my vám ji rádi nasdílíme.
Až vám bude naše řešení malé, můžete bez špatného svědomí přejít do sofistikovaných appek typu Casid, Optimato apod.
3. Práce na dálku: zefektivněte týmovou práci
I když je začátek podnikání zpravidla one (wo)man show, hodí se mít dokumenty v cloudovém úložišti, abyste je měli stále při ruce (na různých zařízeních) a případně mohli nasdílet dalším členům týmu nebo zákazníkovi.
Pracovat ve Wordu a přeposílat si dokument sem a tam mailem je v dnešní době skoro hřích. Nekomplikujte si zbytečně práci a nastupte si bez obav na „obláček“. My máme ozkoušeno úložiště Google Drive.
Neocenitelným přínosem Drivu je snadné sdílení s dalšími uživateli a možnost upravovat jeden dokument vícero lidmi ve stejném čase. Úpravy, které provedl někdo jiný, si snadno zobrazíte nebo se na ně díváte v přímém přenosu.
Google Drive schroustne jakýkoliv formát dokumentu, anebo je tu možnost vytvořit dokument přímo v Googlovském rozhraní (Google Docs).
Drive se hodí také pro zálohování menších objemů dat. Jak se říká, svět se dělí na dvě skupiny – na ty, co pravidelně zálohují a na ty, kteří ještě o svá data nepřišli. Popřemýšlejte o tom.
Dalším „časožroutem“ při práci v týmu bývá zadávání a kontrola plnění úkolů. Mohli byste chodit s poznámkovým blokem, rozdávat jednotlivým členům týmu úkoly a později chodit kontrolovat, jak na tom jsou s jejich plněním. To by bylo promarněného času… Pokud chcete být produktivnější, cesta se vždycky najde.
Začněte přidělovat úkoly prostřednictvím aplikace Producteev. Je zdarma, můžete ji používat jak na PC, tak na mobilu či tabletu a máte přehled o všech úkolech a všech „pracantech“. Ovládání aplikace je natolik intuitivní, že dalších slov není třeba.
4. Finance: konec přehlížení, kam a jak tečou vaše peníze
Slabá kontrola nad financemi bývá nejčastější příčinou vykrvácení start-upu. Pokud chcete mít přehled o vašich výdajích a příjmech pod kontrolou, bude vám dobrým pomocníkem aplikace Spendee. Má velmi pěkné a přehledné uživatelské rozhraní a fakt, že za ni pár korunek utratíte, vás bude motivovat, abyste v zadávání dalších položek nepolevili (aneb „Když už jsem si to jednou zaplatil, tak to budu vyplňovat“).
Postačí vám si nechávat všechny účtenky a vaše výdaje můžete zaznamenat třeba jen jednou na konci měsíce. Díky aplikaci uvidíte, kam tečou vaše peníze nejčastěji a jak jste na tom s utrácením v průběhu měsíce i roku. Snadněji se pak můžete vyhnout pokušení, když se v době, kdy jsou vaše tendence k útratám velké, raději vyhnete nákupnímu centru a zvolíte jinou cestu, která udělá dobře vám i vaší peněžence a potažmo pak i vašemu podnikání, protože můžete ušetřené peníze vložit do jeho rozvoje.
Když už budete mít všechny výdaje pod dohledem, vyplatí se taky přestat ztrácet čas vyplňováním bankovních příkazů. Stačí k tomu jediný krok: začít používat mobilní bankovnictví neboli smartbanking. Každá banka tomu říká jinak, ale jde o jednu a tu samou věc.
Bankovní aplikace vám ušetří spoustu otravného vyplňování, pokud budete pro vaše platby používat QR kódy. Je to velmi pohodlný a rychlý způsob platby, při které se nestane, že pošlete vaše peníze nešťastnou náhodou někomu jinému. Díky QR kódu se za vás vše samo vyplní a vy ušetříte minimálně svůj drahocenný čas.
Autor: Bára Mazochová, šéfredaktorkaiPodnikatel.cz a Starting Up