Jak najít opravdu výkonnou asistentku

Ne nadarmo se říká, že skutečně výkonná asistentka je pokladem šéfa, bez kterého by půlka věcí ve firmě nefungovala. Je jasné, že vedoucí pracovník udává směr, vize a cíle společnosti, často však potřebuje mít za zády ochotnou asistentku, která mu umožní se těmto věcem skutečně věnovat tím, že za něj dělá denní operativu, kterou by musel jinak řešit sám. Výkonná asistentka a šéf vytváří takový úderný tandem, který společně dokáže zdolat jakoukoliv překážku na cestě k cíli firmy.

Výkonná asistentka není osoba, která sedí za stolem, přepojuje hovory, domluví občas řediteli nějakou schůzku a uvádí návštěvy. Rozhodně to není osoba, která čeká na svém pracovišti na příkaz od vedoucího. Skutečně výkonná asistentka je šéfova pravá ruka, která neustále hledá možnosti, kde by mohla svému nadřízenému ušetřit čas, aby se mohl věnovat rozvoji a expanzi firmy. Nesedí jak pecka, a nečeká, s čím kdo přijde. Má naprostý přehled o aktivitách svého vedoucího (kde a kdy se nachází) a zajišťuje plynulý chod kanceláře. 

Při výběru výkonné asistentky se proto spíše dívejte na výsledky, kterých dotyčná osoba dosáhla v předešlých zaměstnáních, než na to, jaký je její zevnějšek a zda má milý způsob vyjadřování. Pokud budu hodnotit pouze to druhé, může se stát, že přijmu asistentku, na kterou se sice hezky kouká, ale do práce ji budu muset popohánět. Vždy je třeba hodnotit oba aspekty, abychom předešli zbytečným zklamáním. 

Skutečně výkonná a ochotná asistentka si sama vyhledává práci a hledá sama cesty, jak vám usnadnit vaši denní agendu. Pokud je třeba, ráda vás zastoupí nebo pro vás vyřídí nějakou záležitost, která nespadá plně do její náplně práce (třeba nákup dárku pro významného klienta). Zkrátka co je potřeba, to udělá. Naopak neochotná a nevýkonná asistentka není proaktivní a čeká na vaše příkazy. Není samostatná, a pokud ji požádáte o něco, co není přesně dané v jejím popisu práce, neváhá vám to sdělit a bude se třeba i zdráhat daný úkol vykonat. 

Zkušební den vás může často zachránit

Jak rozpoznat skutečně výkonnou asistentku od té nevýkonné? Velmi se nám osvědčili zkušební dny, kdy vybraní uchazeči přijdou, třeba jen na pár hodin, k vám do firmy a danou práci si vyzkouší. Je to dobré nejen pro nás, ale i pro uchazeče, a to nejen u asistentských pozic. I když na pohovoru můžeme popisovat danou práci velmi podrobně, představa může být jiná než realita. Ať zkrátka osoba ví, do čeho jde. 

Na zkušební den připravte pro potenciální výkonnou asistentku úkoly, které budu spadat do její agendy. Uvidíte, jak si s věcmi dokáže poradit v cizím prostředí a jak dokáže reagovat. Doporučujeme vybranou kandidátku (nebo kandidáta) nechat chvíli pracovat pouze s ostatními členy týmu bez vašeho dozoru. Zde občas uchazeči sejmou svou sociální masku a začnou se vyptávat vašich lidí na věci, které je zajímají. Proto poté poproste tyto kolegy i o jejich zpětnou vazbu. Vtip je v tom sledovat, na co se dotyčný/á ptala. Ptejte se, zda se zajímala o benefity, pracovní dobu, či kam se chodí na oběd nebo se spíš zajímala o samotnou práci, jak to v ní chodí, kdo jsou vaši klienti a podobně. Asi je vám jasné, že chceme ty lidi, kteří se zajímají o samotnou práci a vaši firmu. 

Ochotu kandidátů můžete krásně otestovat tím, že během zkušebního dne připravíte do agendy týkající se dané pozice úkol, který je tak trochu pod úrovní toho, co dotyčný/á bude dělat. Například narychlo zabalit zásilku pro klienta. Sledujte ochotu a proaktivitu daného člověka udělat něco, co je navíc a nebude to běžnou součástí jeho denních činností. Pokud už nyní potenciální výkonná asistentka ohrnuje nos nad tím, že vám má jít pomoci do skladu, co vás asi tak bude čekat, až ji přijmete do svého týmu? 

Výkonná asistentka je opravdová opora šéfa, která vás může velmi podpořit ve vaší práci a cestě za vašimi sny, tak vybírejte skutečně pečlivě.

Text: Hana Slačálková, trenérka seminářů o najímání a hodnocení zaměstnanců a konzultantka ve společnosti PERFORMIA, spol. s r.o.

Společnost Performia je zároveň jedním z partnerů projektu Nastartujte se 2017 a byla také partnerem Nastartujte se 2016.
www.performia.cz

 

 

Uveřejněno:

Další rady a tipy