Výhodou je, že si spoustu věcí předáte ústně a ihned si případná neporozumění při zadání můžete vyříkat. Mimo to je tu velká flexibilita a rozmanitost v náplni práce. Každá mince má však dvě strany.
Nevýhodou tohoto stavu je, že někdy ztrácíme přehled o tom, kdo za co zodpovídá a co má kdo komu dodat, myslím hlavně interní spolupráci mezi jednotlivými partnery či kolegy. Navíc je vám už nejspíš teď jasné, že jak vaše organizace poroste, bude určitě třeba definovat tyto základní zodpovědnosti a kompetence. Když si to však nastavíte jasně hned od začátku, bude pro vás příchod nových kolegů snazší. Budete totiž přesně vědět, co od nich vyžadovat.
Proč zrovna produkt?
Pokud mluvím o tom, co kdo komu dodává, pak mám primárně na mysli „produkt“ (neboli výsledek práce) dané pozice. Pro každou pozici ve firmě lze totiž definovat její produkt. Produkt je úplně dokončená hodnotná věc či služba, která má výměnnou hodnotu uvnitř nebo vně firmy. Většinou si pod pojmem produkt vybavíme konkrétní výsledek práce celé organizace, za který nám zákazník zaplatí, tento pojem lze však rozšířit na jednotlivé pracovní pozice. Například produktem obchodníka je uzavřená objednávka, a i když dělá spoustu činností jako je domlouvání schůzek, návštěva klienta, sestavení cenových nabídek, platím ho ideálně až za výsledek - uzavřenou objednávku. Produktem ředitele je expandující životaschopná společnost, marketing by zase měly zajímat zrealizované marketingové kampaně, které zvyšují poptávku a zájem o naše služby.
Zkuste se tedy podívat na pozice ve vašem týmu a definujte na každé z nich produkty. Pokud vás nic nenapadá, představte si, že dotyčný, který post zastává, vám z ničeho nic vypadne z pracovního procesu (samozřejmě se to týká i vás, pokud máte danou oblasti na starosti). To, co by vám tam chybělo je právě ten zmíněný produkt. Jakmile budete mít produkty pojmenované, můžete si všimnout jedné věci – oni na sebe navazují (a to je již výše zmíněná definice „má výměnou hodnotu uvnitř firmy“). Obchodník například uzavře obchod a na tomto základě vytvoří kompletní objednávku či smlouvu. Tuto kompletní smlouvu předá kolegovi na finanční oddělení, které správně a včas vystaví fakturu a následně předá kontrakt do výroby, aby se správně a včas dodalo zboží zákazníkovi.
Řekněte taxikáři, kam jedete
Toto nastavení produktů vám pomůže lépe se zorientovat v tom, co kdo má na starosti. A nezáleží na tom, jestli jste dva a každý má těch postů, které zastává, několik, nebo je vás víc a každý má jen jednu věc na starosti (i když to se děje často až ve velmi velkých firmách). Nemusíte teď ztrácet čas sepisováním dlouhých pracovních postupů, stačí když definujete produkty a své lidi s nimi seznámíte. Každý ve vašem týmu se pak bude lépe orientovat a všichni budou vědět, co od sebe mohou navzájem očekávat.
Pokud nemáte ve firmě nastavené produkty, dostáváte své kolegy do situace podobné této: Přiletíte z dovolené a na letišti si vezmete taxi. Taxikář se vás zeptá, kam to bude, a vy mu řeknete: „Nevím, ale až tam dojedete, já vám řeknu.“ Možná vás někdy taxík doveze domů, ale bude to stát spoustu energie, času a peněz.
Vytvořte si proto už teď funkční systém, který povede vás i váš tým k větší produktivitě, efektivitě a přehlednosti. Ušetříte si spoustu času a možná i nervů nejen teď, ale i do budoucna.
Autor: Hana Slačálková, trenérka seminářů o výběru a hodnocení zaměstnanců a konzultantka ve společnosti PERFORMIA, spol. s r.o.