K čemu datová schránka slouží
Datová schránka neboli lidově datovka je od počátku zamýšlena jako elektronický nástroj, který má primárně usnadnit komunikaci se státem a jeho úřady. Má podobu elektronického úložiště, které slouží pro přenos dokumentů a zpráv s tím, že je ověřena totožnost odesilatele.
Jinak řečeno, datovku si můžete představit jako schránku, do které vám chodí veškeré zprávy od orgánů státní správy a samosprávy. Stejně tak i vy skrze ni můžete odesílat dokumenty, jejichž příjemcem je veřejný sektor. Dokážete přes ni na dálku z jednoho místa pořešit osobní doklady, daňová přiznání, přehledy na zdravotní pojišťovny a okresní správu sociálního zabezpečení, výpisy z rejstříků a řadu dalších agend, které byste jinak museli pracně vyběhávat na úřadech.
Datové zprávy, které vám do datové schránky přijdou, jsou považovány za doručené nejpozději po 10 dnech od okamžiku, kdy do vaší datové schránky dorazily. Po této lhůtě je uvažováno, že jste zprávu četli. Zprávy jsou pak ve schránce uchovány po dobu 90 dnů, kdy si je můžete vyzvednout. Proto je dobré si nastavit k příchozím zprávám notifikace na váš e-mail, aby vám nic důležitého neuteklo.
Kdo musí datovou schránku mít
Datovou schránku zřizuje Ministerstvo vnitra ze zákona mimo jiné všem podnikajícím subjektům, tedy právnickým i fyzickým osobám zapsaným v rejstřících, stejně tak i fyzickým osobám podnikajícím na základě jiného než živnostenského oprávnění hned po jejich vzniku. O zřízení datové schránky jste pak zpravidla informováni doporučeným dopisem.
Jen pro zajímavost, od začátku roku 2023 začaly být schránky zřizovány plošně pro všechny podnikatelské subjekty, které mají IČO, což je kauza, která poněkud rozvířila mediální prostor zejména tím, že schránky byly zřízeny i podnikatelským subjektům, které mají pozastavenou či dokonce zrušenou podnikatelskou činnost.
Výhody použití datové schránky
Mezi největší výhody využití datové schránky patří zejména:
- Ztotožnění odesilatele, kdy přihlášením do schránky je ověřena totožnost odesilatele.
- Nepřetržitý provoz Neřešíte provozní dobu úřadu, která je často dost limitující.
- Automatické doručenky, kdy můžete jednoduše prokázat co a kdy jste poslali.
- Jedna „adresa“, která je pořád stejná. I když se přestěhujete a změníte fyzickou adresu, nemusíte řešit přesměrování úřední pošty. Odpadají tak obavy z toho, že vás nezastihne nějaký důležitý dopis a s ním spojené případné nepříjemnosti.
(Ne)Placené služby
Co se týká ceny služby datových schránek, pro komunikaci s úřady je tato služba poskytována zdarma. Na rozdíl od klasických poštovních služeb neplatíte žádné poštovné. Za poplatek je pak zpřístupnění rozšiřujících funkcí jako je zasílání poštovních datových zpráv na ostatní soukromé subjekty (např. mezi firmami navzájem), případně SMS notifikací a funkce datového trezoru, kde si můžete veškerou digitální agendu dlouhodobě skladovat.
Pokud byste chtěli datovku využít i pro posílání zpráv jiným subjektům jako jsou například banky, nebo vaši dodavatelé či odběratelé, budete si muset zaplatit za rozšíření o poštovní datové zprávy. Zde pak existují dvě možnosti platby. Buďto budete moci zasílat zprávy na základě uzavřené smlouvy, kde probíhá jednou za měsíc fakturace, nebo platíte formou čerpání předplaceného kreditu. Cena odeslání jedné poštovní datové zprávy je dle ceníku platného od 1. 1. 2023 stanovena na 8,26 Kč bez DPH. I tak odeslání vychází asi 6x levněji než klasické doporučené psaní.
Další doplňkovou službou je datový trezor, který umožňuje uchovávat zprávy déle než 90 dnů. Cena této služby je odvislá od počtu uchovávaných zpráv, konkrétní rozsahy a jejich ceny najdete na stránkách datových schránek. Platba pak opět může být na smlouvu, nebo formou předem zakoupeného kreditu.
Elektronické podání daňového přiznání a výkazů
Pokud podáváte své daňové přiznání a na něj navázané výkazy pro zdravotní pojišťovnu a okresní správu sociálního zabezpečení elektronicky, můžete je jednoduše autorizovat a poslat díky přihlášení do datové schránky. Elektronické podání vám prodlouží lhůtu pro podání daňového přiznání o jeden měsíc. Zároveň v datové schránce budete mít doručenku, kterou se můžete prokázat v případě jakýchkoliv pochybností. Obecně pak doporučujeme, pokud nevyužíváte výše zmíněný datový trezor, všechny doručenky zálohovat.
Závěrem
Ano, datová schránka je systém, který se budete muset naučit obsluhovat. Byť má svá specifika, není to naštěstí žádná raketová věda a nemusíte se toho vůbec bát. Jakmile obsluhu zvládnete, s velkou pravděpodobností zjistíte, že čas, který jste tomu věnovali, byl dobrou investicí a že byste již nechtěli řešit běžné agendy „po staru“ chozením na úřad či poštu.
A pokud by vás zajímalo víc, zde je odkaz na oficiální stránky datových schránek.