Time management aneb Zachraňte rybičky!

15. července 2019Rady a tipy

O čase se v nich mluví jako o něčem, co právě nemáme, co nám chybí a co by nám určitě pomohlo, kdybychom ho měli více. Pro názornost si zkusme nám darovaný čas představit jako nádobu s vodou, ve které chováme rybičky našich úspěchů a spokojenosti. Když je akvárium plné, tak se kocháme jejich vitalitou. Když je vody méně, tak se zdá, že naše rybičky (úspěchy a spokojenost) jaksi chřadnou a jen se mrskají v té trošce vody, která zbývá. Jako by nám ta voda (tedy náš čas) někam mizela. Podívejme se, co se s tou naší vodou (časem) děje a kam se ztrácí.

time-management

Nepřevrhněte akvárium chorobnou pracovitostí

Pracovitost patří k nejoceňovanějším lidským vlastnostem. Pracovití lidé jsou váženi a jako partneři či zaměstnanci jsou preferováni před těmi, kteří touto vlastností neoplývají. Paradoxně však může být naše vlastní pracovitost také příčinou toho, že nestíháme a nemáme věci pod kontrolou. Vnitřní žár, kterým nás naplňuje náš podnikatelský projekt, nás může dovést k tomu, že se práci oddáme zcela nezdravým a v důsledku vlastně neefektivním způsobem. Pokud nás inspirují příběhy silných jedinců, kteří k dosažení svých velkých cílů pracovali 20 hodin denně, berme je s rezervou. Uvědomme si, že práce nemá být hodnotou sama o sobě, ale že jde o aktivitu, která má vést k dosažení cílů. Bez jasně stanovených cílů se práce může stát pouze nutkavou aktivitou přinášející jen mizivé výsledky.

K tomu, abyste dokázali zodpovědně rozhodovat o klíčových záležitostech vašeho podnikání, musíte mít od běžných provozních věcí také zdravý odstup a vyřešen i svůj osobní či rodinný život. Zodpovědné rozhodování, při kterém vnímáme maximum faktorů a snažíme se odhadovat důsledky, je jednou z nejnáročnějších činností, a proto je nutné je činit v dobrém fyzickém a psychickém stavu. Bez rovnováhy mezi osobním a pracovním hrozí, že nebudete na okolí (zákazníky či zaměstnance) působit důvěryhodně a vaše rozhodnutí budou ovlivněna dlouhodobou nepřiznanou únavou. S jakými pocity byste usínali na operačním sále před operací slepého střeva, kdyby se před vámi chirurg chlubil, že už dvě noci nespal a právě atakuje světový rekord v počtu operací za 24 hodin?

Nadměrnou aktivitou bez stanovení priorit, kterou možná považujete za práci, často jen zbytečně vytváříte vlny ve vašem akváriu a voda (čas) se vám vylévá ven. Bez životního rytmu s jasně daným časem pro odpočinek, relaxaci a rodinu hrozí, že své akvárium vylejete i s rybičkami.

Dolévejte vodu

Máte pocit, že by se bez vás ve firmě nic neobešlo? Zdá se vám, že musíte mít vše pod kontrolou, jinak se stane katastrofa? Pokud ano, tak vám v akváriu moc vody asi nezbývá. Váš čas není neomezený a místo plánování rozvoje ho musíte věnovat činnostem, které by třeba mnohem rychleji udělal někdo jiný. Nebojte se jasně dané činnosti delegovat. Dolejte do svého akvária vodu z jiného zdroje. Může jím být někdo, s kým uzavřete krátkodobý pracovní poměr, nový zaměstnanec, případně specializovaná firma, která vám v nepoměrně kratším čase s využitím svého know-how dodá to, s čím byste se jinak sami lopotili bez zaručeného výsledku.

Zdrojem čerstvé vody může být i mentor či kouč, který vás podpoří na cestě k dosažení nějakého nového cíle či vyřešení dlouhodobého projektu. Nabídne vám zpětnou vazbu a udrží vás na cestě k tomu, co jste zamýšleli.

Ucpěte díry vhodnými nástroji

Zbytečně mnoho času můžete ztratit ad hoc sjednávanými schůzkami, kdy vás může těšit, že máte kalendář doslova nabitý. Otázkou ale zůstává, kolik schůzek vedlo k nějakým jasným výsledkům a zda bylo nutné je rozmístit do tak dlouhého časového horizontu. Dobře organizovaný kalendář, ať už papírový, nebo elektronický, vám pomůže zefektivnit čas věnovaný případnému cestování a také v něm můžete ubránit dny, kdy nebudete chtít žádná jednání absolvovat a budete se věnovat řešení zakázek či rozvoji své firmy a ne komunikaci se zákazníky.

V případě, že potřebujete více kooperovat a sdílet termíny, ať už s kolegy či zákazníky, máte k dispozici celou řadu on-line nástrojů, počínaje Google kalendářem až po speciální plannery s mnoha funkcemi. Podle povahy svého byznysu však vyhodnoťte bezpečnost dat, která dáváte k dispozici. U některé z pokročilých aplikací také můžete zjistit, že vám zatím nabízí příliš mnoho funkcí a zbytečně mnoho času věnujete samotné obsluze elektronického systému.

Ale nezapomeňte, stroje vám jen usnadní evidenci, pomohou s orientací v čase směrem dopředu, mohou upozornit na blížící se termíny a umožní i zpětné vyhodnocení vašich aktivit, ale nikdy za vás nic nevyřeší, všechna zásadní rozhodnutí o vašem čase a jeho využívání budou jen na vás.

Pozor na perfekcionismus

Z hlediska vašeho času i času zákazníka je dobré ctít pravidlo „hlavně včas“. Ono „včas“ se samozřejmě může po dohodě různě měnit, ale platí, že věc hotová a dodaná včas má větší hodnotu, než dílo či služba provedená na 150 %, ale mimo dohodnuté a očekávané termíny.

Užitečnou pomůckou pro rozhodování a plánování může být znalost Paretova principu 80:20. Toto pravidlo vztaženo na oblast práce s časem tvrdí, že 80 % dosažených výsledků pochází jen z 20 % celkově vynaloženého úsilí, kdy také platí naopak, že k 20 % výsledků potřebujeme naopak 80 % procent zdrojů. Zkuste proto vždy identifikovat ty aktivity, které přinášejí maximální výsledek a na ty se zaměřit.

Zasypte kanál špatných návyků

Ve srovnání s výše uvedenými úniky vody vyniká kanál našich špatných návyků jak co do množství ztracené vody, tak co do četnosti výskytu. Narozdíl od sklonu k perfekcionismu či workoholismu, které se vyskytují jen u části populace, patří možné špatné návyky k obecné výbavě všech lidí. Slovní spojení time management bychom tedy neměli překládat jako řízení času, protože čas řídit nemůžeme, ale chápat spíš jako řízení sama sebe v čase. Čeho bychom se tedy měli zbavit a jak bychom měli fungovat?

  • Neodkládat nepříjemné povinnosti - stejně si nás najdou ​
  • Dodržovat dobu plánovanou na řešení úkolů - nezkracovat, ale ani na neprodlužovat
  • Dodržovat dobu pro pracovní přestávky - neprodlužovat, ale ani nezkracovat ​
  • Vyhýbat se rozptylování - co začnu, dokončím ​
  • Mít úctu k vlastnímu času i k času kolegů či zákazníků - dochvilnost a jasné dohody

Menší i větší tipy pro práci s časem

  • Eisenhowerův princip - vše, co děláte či plánujete dělat, posuzujte podle dvou kritérií, a to jestli je věc důležitá a jestli je urgentní. Činnosti, které vyhodnotíte jako nedůležité-neurgentní, přeskočte, u činností typu nedůležité-urgentní posuďte, kdo je vyžaduje, a podle toho se zařiďte. Pozornost zaměřte na aktivity důležité-neurgentní, jsou podstatné pro váš růst. Úkoly typu důležité-urgentní vás již donutí samy k realizaci. ​
  • Sledování a analýza - zvolte si časové období, např. jeden týden, kdy si pečlivě zaznamenáte všechny činnosti, které jste vykonávali, a zkuste je zařadit do kategorií dle Eisenhowerova principu. Následně sečtěte, kolik času jste které kategorii věnovali. Pravděpodobně budete překvapeni. ​
  • Porada není brain storming - pracovní porady i schůzky veďte jako porady, tedy podle jasného plánu, co chcete dohodnout a vyřešit, držte se cíle jednání, neimprovizujte. Pro brain storming, kde má jít o hledání nových cest a nápadů, vyhraďte jiný čas. ​
  • Neslibujte v časové tísni, nevzbuzujte falešné naděje - netelefonujte, že už jste na cestě a že za chvíli dorazíte, když jste ještě ani nevyrazili, nezkreslujte skutečnost jen na základě svých přání, ušetříte si ztrátu času při následných omluvách a zdůvodňováních.

Hrozí vám utrácení času? Otestujte se.

Pokuste se odpovědět na níže uvedené otázky jednoznačným ano/ne.

  • Věnujete se vyřizování mailové korespondence jen v čase, který ​jste si sami naplánovali?
  • Máte na svém PC či notebooku vypnutá upozornění o dění na sociálních sítích?
  • Máte na pracovišti pořádek a nemusíte se prodírat přes houštinu písemností a předmětů, které vám připomínají, co všechno je ještě potřeba vyřídit? ​
  • Máte pro každý den stanoveny dílčí cíle, kterých chcete dosáhnout? ​
  • Máte přehled o většině svých činností a o tom, kolik vám která zabere času? ​
  • Máte-li zdolat několik úkolů o stejné prioritě, vyberete si jako první k vyřešení ten nejméně příjemný?

Vyhodnocení je jednoduché. Jestliže jste odpověděli šestkrát ano, pak zasloužíte gratulaci. Jestliže ne, tak máte na čem pracovat.

Pro Nastartujte se napsal iPodnikatel.cz.

Abychom vám co nejvíce zpříjemnili obsah a prohlížení stránek, používáme soubory cookies. Pomáháte nám tím stránky vylepšovat. Více informací o cookies.