Time management aneb Zachraňte rybičky!

Toto je vynikající nápad, ale teď nemám čas se na to víc podívat. / Ano, tu knížku bych si určitě rád přečetl, ale s tím časem je to teď špatné. / Ano, tam bychom mohli v létě zajet, ale nevím, jestli na to bude čas. / Ano, mám se dobře, ale jen kdyby toho času bylo víc...

Tyto a podobné věty určitě často slýcháte a pravděpodobně i sami občas pronášíte. O čase se v nich mluví jako o něčem, co právě nemáme, co nám chybí a co by nám určitě pomohlo, kdybychom ho měli více. Pro názornost si zkusme nám darovaný čas představit jako nádobu s vodou, ve které chováme rybičky našich úspěchů a spokojenosti. Když je akvárium plné, tak se kocháme jejich vitalitou. Když je vody méně, tak se zdá, že naše rybičky (úspěchy a spokojenost) jaksi chřadnou a jen se mrskají v té trošce vody, která zbývá. Jako by nám ta voda (tedy náš čas) někam mizela. Podívejme se, co se s tou naší vodou (časem) děje a kam se ztrácí.

Nepřevrhněte akvárium chorobnou pracovitostí

Pracovitost patří k nejoceňovanějším lidským vlastnostem. Pracovití lidé jsou váženi a jako partneři či zaměstnanci jsou preferováni před těmi, kteří touto vlastností neoplývají. Paradoxně však může být naše vlastní pracovitost také příčinou toho, že nestíháme a nemáme věci pod kontrolou. Vnitřní žár, kterým nás naplňuje náš podnikatelský projekt, nás může dovést k tomu, že se práci oddáme zcela nezdravým a v důsledku vlastně neefektivním způsobem. Pokud nás inspirují příběhy silných jedinců, kteří k dosažení svých velkých cílů pracovali 20 hodin denně, berme je s rezervou. Uvědomme si, že práce nemá být hodnotou sama o sobě, ale že jde o aktivitu, která má vést k dosažení cílů. Bez jasně stanovených cílů se práce může stát pouze nutkavou aktivitou přinášející jen mizivé výsledky.

K tomu, abyste dokázali zodpovědně rozhodovat o klíčových záležitostech vašeho podnikání, musíte mít od běžných provozních věcí také zdravý odstup a vyřešen i svůj osobní či rodinný život. Zodpovědné rozhodování, při kterém vnímáme maximum faktorů a snažíme se odhadovat důsledky, je jednou z nejnáročnějších činností, a proto je nutné je činit v dobrém fyzickém a psychickém stavu. Bez rovnováhy mezi osobním a pracovním hrozí, že nebudete na okolí (zákazníky či zaměstnance) působit důvěryhodně a vaše rozhodnutí budou ovlivněna dlouhodobou nepřiznanou únavou. S jakými pocity byste usínali na operačním sále před operací slepého střeva, kdyby se před vámi chirurg chlubil, že už dvě noci nespal a právě atakuje světový rekord v počtu operací za 24 hodin?

Nadměrnou aktivitou bez stanovení priorit, kterou možná považujete za práci, často jen zbytečně vytváříte vlny ve vašem akváriu a voda (čas) se vám vylévá ven. Bez životního rytmu s jasně daným časem pro odpočinek, relaxaci a rodinu hrozí, že své akvárium vylejete i s rybičkami.

Dolévejte vodu

Máte pocit, že by se bez vás ve firmě nic neobešlo? Zdá se vám, že musíte mít vše pod kontrolou, jinak se stane katastrofa? Pokud ano, tak vám v akváriu moc vody asi nezbývá. Váš čas není neomezený a místo plánování rozvoje ho musíte věnovat činnostem, které by třeba mnohem rychleji udělal někdo jiný. Nebojte se jasně dané činnosti delegovat. Dolejte do svého akvária vodu z jiného zdroje. Může jím být někdo, s kým uzavřete krátkodobý pracovní poměr, nový zaměstnanec, případně specializovaná firma, která vám v nepoměrně kratším čase s využitím svého know-how dodá to, s čím byste se jinak sami lopotili bez zaručeného výsledku.

Zdrojem čerstvé vody může být i mentor či kouč, který vás podpoří na cestě k dosažení nějakého nového cíle či vyřešení dlouhodobého projektu. Nabídne vám zpětnou vazbu a udrží vás na cestě k tomu, co jste zamýšleli.

Ucpěte díry vhodnými nástroji

Zbytečně mnoho času můžete ztratit ad hoc sjednávanými schůzkami, kdy vás může těšit, že máte kalendář doslova nabitý. Otázkou ale zůstává, kolik schůzek vedlo k nějakým jasným výsledkům a zda bylo nutné je rozmístit do tak dlouhého časového horizontu. Dobře organizovaný kalendář, ať už papírový, nebo elektronický, vám pomůže zefektivnit čas věnovaný případnému cestování a také v něm můžete ubránit dny, kdy nebudete chtít žádná jednání absolvovat a budete se věnovat řešení zakázek či rozvoji své firmy a ne komunikaci se zákazníky.

V případě, že potřebujete více kooperovat a sdílet termíny, ať už s kolegy či zákazníky, máte k dispozici celou řadu on-line nástrojů, počínaje Google kalendářem až po speciální plannery s mnoha funkcemi. Podle povahy svého byznysu však vyhodnoťte bezpečnost dat, která dáváte k dispozici. U některé z pokročilých aplikací také můžete zjistit, že vám zatím nabízí příliš mnoho funkcí a zbytečně mnoho času věnujete samotné obsluze elektronického systému.

Ale nezapomeňte, stroje vám jen usnadní evidenci, pomohou s orientací v čase směrem dopředu, mohou upozornit na blížící se termíny a umožní i zpětné vyhodnocení vašich aktivit, ale nikdy za vás nic nevyřeší, všechna zásadní rozhodnutí o vašem čase a jeho využívání budou jen na vás.

Pozor na perfekcionismus

Z hlediska vašeho času i času zákazníka je dobré ctít pravidlo „hlavně včas“. Ono „včas“ se samozřejmě může po dohodě různě měnit, ale platí, že věc hotová a dodaná včas má větší hodnotu, než dílo či služba provedená na 150 %, ale mimo dohodnuté a očekávané termíny.

Užitečnou pomůckou pro rozhodování a plánování může být znalost Paretova principu 80:20. Toto pravidlo vztaženo na oblast práce s časem tvrdí, že 80 % dosažených výsledků pochází jen z 20 % celkově vynaloženého úsilí, kdy také platí naopak, že k 20 % výsledků potřebujeme naopak 80 % procent zdrojů. Zkuste proto vždy identifikovat ty aktivity, které přinášejí maximální výsledek a na ty se zaměřit.

Zasypte kanál špatných návyků

Ve srovnání s výše uvedenými úniky vody vyniká kanál našich špatných návyků jak co do množství ztracené vody, tak co do četnosti výskytu. Narozdíl od sklonu k perfekcionismu či workoholismu, které se vyskytují jen u části populace, patří možné špatné návyky k obecné výbavě všech lidí. Slovní spojení time management bychom tedy neměli překládat jako řízení času, protože čas řídit nemůžeme, ale chápat spíš jako řízení sama sebe v čase. Čeho bychom se tedy měli zbavit a jak bychom měli fungovat?

Menší i větší tipy pro práci s časem

Hrozí vám utrácení času? Otestujte se.

Pokuste se odpovědět na níže uvedené otázky jednoznačným ano/ne.

Vyhodnocení je jednoduché. Jestliže jste odpověděli šestkrát ano, pak zasloužíte gratulaci. Jestliže ne, tak máte na čem pracovat.

Pro Nastartujte se napsal iPodnikatel.cz.

Uveřejněno:

Další rady a tipy